Secrétaire des Admissions et des Stages d'été - H/F

Le service des Admissions

 

 

L’Ecole des Roches accueille 350 élèves du C.P à la Terminale ou dans le cadre du programme international IB mais elle organise aussi différents stages tout au long de l’année scolaire.  Le service des admissions gère toutes les demandes d’inscriptions dans l’un de ces programmes.

L’équipe conseille les familles ou les agences et les suit tout au long du processus d’admission du premier contact jusqu’à l’arrivée de l’élève. Les principales missions de l’Equipe des admissions sont : les réponses aux demandes d’informations liées aux différents programmes, le conseil, la gestion des demandes d’admission, la coordination entre les différents services pédagogiques au cours de la procédure d’admission et pour finir le suivi du dossier d’inscription.

 

Le/La secrétaire des Admissions / des stages

 

Missions :

Le/ la secrétaire des admissions, sous la Direction de la Directrice des Admissions et en collaboration avec l’équipe des Admissions et l’équipe des Stages, a pour mission première de gérer le suivi administratif des inscriptions Il/Elle sera en communication directe et privilégiée avec nos clients : Agences ou Familles, en français, anglais ou en espagnol. 

En période d'inscription, il/elle vient compléter le travail de l'équipe des Admissions, notamment pour les stages d'été qui génèrent un accroissement considérable de l'activité.  

 Liste des tâches qu’il/elle devra mener : 

  • Réponse aux demandes d’informations pratiques (par téléphone ou par email).
  • Prises de renseignements complémentaires auprès des agences ou des familles (informations sur les arrivées ou les départs, demandes d’autorisations pour les sorties, …).
  • Réponses téléphoniques et électroniques diverses (internes à l'école ou externe) 
  • Collaboration avec la direction des stages
  • Relations directes avec le service comptable et le service scolaire
  • Saisie et mise à jour des fichiers d'inscriptions
  • Classement de tous les documents divers, liés à l'inscription et d'accueil d'un élèves
  • Pendant les stages d'été, aide à l'accueil des famille les dimanches d'arrivées (1 dimanche sur 2) à l'école
  • Pendant les stages d'été
  • Collaboration étroite avec l'équipe des stages

 

Profil

  • Une bonne maitrise de la langue française (oral et écrit)
  • Anglais bilingue, une bonne maitrise de l'Espagnol est nécessaire
  • Aisance orale et langage soutenu sont nécessaires pour la communication avec nos familles.
  • La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Access, Power Point), le sens de l’organisation et des priorités sont indispensables.

 

Le/ la secrétaire disposera de deux jours de repos par semaine à déterminer, en fonction de l’activité. Durant l’été le / la secrétaire est amenée(e) à travailler un dimanche sur deux afin d’assurer l’accueil des familles et des enfants, et de faire le suivi avec les arrivées aéroport ou train.

 

Merci d'envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) ) l'adresse mail : ecoledesroches@ecoledesroches.com